La factura electrónica es “un documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas y que, además, garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, lo que permite atribuir la factura a su obligado tributario emisor” según aparece señalado en la Ley 56/2007 de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información.

La factura electrónica ha venido para quedarse. Remica Servicios Energéticos ha incorporado esta opción para aquellos clientes que deseen recibir su factura electrónica vía email. Para activar esta opción deben solicitarla mandando un correo electrónico a la dirección efactura@remica.es junto con el nombre del titular del contrato y la dirección del domicilio o llamando al número 91 396 03 30. El formato electrónico además de ofrecer inmediatez a los usuarios, también contribuye a salvaguardar el medio ambiente.

Según subraya el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas la factura electrónica es, ante todo, una factura (justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios). Es decir, tiene los mismos efectos legales que una factura en papel.

El Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación aprobado en el Real Decreto 1619/2012 de 30 de noviembre regula a su vez  las facturas electrónicas. Este Reglamento establece las normas que deben cumplir obligatoriamente las facturas electrónicas, también las facturas de papel.

Tipos de factura electrónica

Existen dos tipos de factura electrónica: la factura electrónica con formato estructurado y la factura electrónica con formato no estructurado.

Cabe puntualizar que ambas son facturas electrónicas por lo que su envío y recepción se realiza mediante Internet. La diferencia reside en que el formato estructurado facilita su tratamiento automatizado mientras que el no estructurado no.

  • Facturas en formato estructurado

Las facturas electrónicas en formato estructurado contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y ser tramitadas de forma igualmente automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor.

  • Facturas en formato no estructurado

Las facturas electrónicas en formato no estructurado consisten esencialmente en una imagen, lo que implica que su procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor requiere una intervención manual o un proceso costoso que no suele estar completamente automatizado, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Entre estas también quedan englobadas las facturas en papel escaneadas y los ficheros PDF.

¿Por qué una factura electrónica?

Las empresas están implantando este sistema para que sus clientes reciban su factura electrónica ¿y por qué? Os señalamos a continuación una serie de ventajas que justifican esta nueva manera de facturación:

  • Acortar los ciclos de tramitación, incluido el cobro.
  • Reducir errores humanos.
  • Eliminar costes de impresión y envío postal.
  • Facilitar un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas electrónicas almacenadas.
  • Reducir drásticamente el espacio necesario para su almacenamiento.
  • Mejorar el servicio al cliente; eliminar el consumo de papel y su transporte, con el consiguiente efecto positivo sobre el medio ambiente.
  • Facilitar la lucha contra el fraude.
  • Archivar las facturas electrónicas dentro de los sistemas informáticos empresariales, mejorando su gestión.
  • Por último contribuye a la modernización de la economía y al desarrollo de la Sociedad de la Información.

Todas las ventajas que hemos señalado no pueden ser una realidad si las pequeñas y medianas empresas no incorporan la facturación electrónica a su gestión diaria. Este tipo de empresas supone una gran parte del tejido empresarial tanto español como europeo. Ya en el año 2003 la Comisión Europea publicó la Recomendación C (2003) 1422 con el fin de fomentar el desarrollo del comercio electrónico donde se incluye el uso de la factura electrónica.

¿Qué hacen las empresas cuando me envían mi factura electrónica?

Según señala el portal Facturae del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, los profesionales que entregan facturas electrónicas tienen la obligación de conservarlas durante el plazo previsto en la Ley 58/2003, de 17 de diciembre. Además se debe tener en cuenta que durante el periodo de prescripción también se deben conservar tanto los ficheros en el formato original, los datos asociados y los mecanismos de verificación de firma.

¿Tiene dudas? ¿Quiere contactar con Remica? ¡Puede hacerlo en el teléfono 91 396 03 00 o en la dirección de correo electrónico remica@remica.es! Póngase en contacto con nosotros y nuestros profesionales  responderán a todas sus consultas.